25 www.dmm.travel 24 Der Mobilitätsmanager 01/02.2024 „KI-Systeme sammeln und analysieren große Mengen sensibler Daten, was das Risiko von Cyberangriffen erhöht. Und sie treffen oft komplexe Entschedungen, die schwer nachvollziehbar und nicht selten intransparent sein können.“ Gernot Zielonka I CEO zic Optimierung Online-Info concur.de I www.lanes-planes.com I hrworks.de I lexware-online.de Geschäftsreise • Optimierung Text RED Fotos DB I Freepik/wayhomestudio KI kann als Instrument zur Beeinflussung genutzt werden. sind hier groß, insbesondere, seitdem Daten in der Cloud abgespeichert und eingesetzte Technologien intelligenter werden. Unter den richtigen Voraussetzungen bleiben die Daten dank zuverlässiger Verschlüsselung sicher, gleichzeitig können KI-basierte Lösungen tiefere Einblicke gewähren als zuvor möglich. So zum Beispiel die KI-gestützte Lösung Concur Detect by Oversight. Sie setzt den Fokus auf die Analyse von Zahlungsdaten, um Unregelmäßigkeiten und potenziellen Betrug zu erkennen. Dabei werden Daten über Monate hinweg gesammelt, um Trends und Muster zu ermitteln und so einen möglichen Missbrauch bei der Reisekostenabrechnung zu erkennen. Die Datenanalyse ist jedoch nur die Spitze des Eisberges. Fließen die Reise- und Zahlungsdaten in Entscheidungsprozesse mit ein, können Finanzverantwortliche anhand identifizierter Reisetrends und Vorlieben der Mitarbeitenden Reisebudgets und Ausgaben besser planen. Mobilitätsmanager können auf Grundlage der reellen Fakten zudem Reiserichtlinien überarbeiten und die tatsächliche Rendite einzelner Geschäftsreisen besser beurteilen. In der SAP-Concur-Umfrage zur Nutzung von KI-basierten Tools auf Geschäftsreise können sich 56 % von ihnen vorstellen, Lösungen wie ChatGPT künftig beispielsweise für Textaufgaben wie Lektorate oder Übersetzungen zu nutzen, um sich so die Arbeit von unterwegs zu erleichtern. Dabei nehmen 38 % an, dass die Einbindung intelligenter Lösungen ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren wird. Dadurch steigen aber auch die Erwartungen an den Arbeitgeber: Diese sollen Lösungen schnell (47 %) und vor allem dort, wo sie den Mitarbeitenden eine echte Arbeitserleichterung verschaffen (62 %) zugänglich machen. Dadurch erhoffen sich Arbeitnehmende jedoch nicht nur Arbeitserleichterung bei ihren Aufgaben. Insbesondere Geschäftsreisende wünschen sich eine schnelle(re) Abwicklung der Reisekostenabrechnung (45 %), da sie häufig lange auf ihre Rückerstattung warten (36 %) und dadurch Kosten für weitere Dienstreisen vorstrecken müssen. Gerade in diesem Punkt kann KI zum echten Gamechanger für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit werden. Reisekostenabrechnung anfertigen. Bevor der Check der Reisekostenabrechnung u.a. per KI erfolgen kann, müssen Business Traveller natürlich diese Reisekostenabrechnung anfertigen und einreichen. Häufig müssen sie ihre geschäftlich entstandene Kosten zunächst auslegen. Das ist vor allem all jenen bekannt, die regelmäßig unterwegs sind, wie Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Manager. Sie strecken beispielsweise die Ausgaben für einen Restaurantbesuch mit einem Kunden vor – genauso wie das Bahnticket zu einem Geschäftstermin oder die Treibstoff- bzw. Stromkosten mit dem Geschäfts-, Miet- oder eigenen Wagen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie nicht über eine Firmenkreditkarte oder Firmentankkarte verfügen. Die Reisekostenabrechnung sollte digital erstellt werden und nur noch n Ausnahmefällen als Papierdokument vorgelegt werden. Sie sollte sämtliche Aufwände enthalten, die auf der Dienstreise entstanden sind. Dazu können Unternehmen entsprechende Formulare und Vorlagen nach ihren Anforderungen, internen Regeln und Berechnungsformeln erstellen. Die Angaben müssen gegenüber den Finanzbehörden Bestand haben: • Name des Einreichers • Reisedaten und -dauer incl. Mehrwertsteuer (falls entrichtet und ggf. inklusive Aufführung der verschiedenen Steuersätze) • Zweck der Reise • Unterschrift des Reisenden zur Bestätigung der Richtigkeit seiner Angaben Verfügt der Arbeitgeber nicht über ein Tool zur digitalen Kostenerfassung, müssen die Belege gedruckt vorgelegt werden. Bewirtungsbelege bei Geschäftsessen. Geschäftsessen sind üblich, wenn eine Geschäftsbeziehung aufgenommen oder Doch noch das Verhältnis von Arbeitnehmenden zu den selbstlernenden Lösungen allerdings zwiegespalten: Skepsis mit Blick auf Datenschutz und Urheberrechte trifft auf Begeisterung über die Möglichkeiten, die KI bietet. KI-Lösungen können durchaus smarte Reisebegleiter sein bzw. noch werden. Dazu zählt u.a. die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Die Reisekostenabrechnung ist bekanntermaßen ein Muss in jedem Unternehmen. Sie braucht Zeit, bindet Ressourcen und kann sogar Finanz- und Buchhaltungsabteilungen überlasten. Wenn viele Mitarbeitendee (bzw. der Mobilitätsmanager) ihre Reisen buchen und Kosten erfassen, wird das schnell aufwändig und fehleranfällig. Rund 60 % der Mitarbeitenden von deutschen Unternehmen können sich die Unterstützung durch KI bei der Abrechnung ihrer mit Geschäftsreisen verbundenen Ausgaben vorstellen. Gleichzeitig wünschen sie sich von ihrem Arbeitgeber bei der Umsetzung auch, dass der Schutz von Daten und Urheberrechten (63 %) gewährleistet ist und Tools entsprechend zertifiziert sind (63 %), um Schäden wie Datenlecks zu vermeiden. Dank der Integration KI-basierter Technologien können Ausgaben einfacher erfasst, verwaltet und analysiert werden. Grundsätzlich geht es beim Einsatz von KI nicht nur um das Automatisieren von Prozessen bei gleichzeitiger Einhaltung des Datenschutzes. Vielmehr soll KI den Menschen gelten: Wiederkehrende, mühsame und „stupide“ Aufgaben, die Prüfer wertvolle Zeit kosten und sie von kreativ-strategischer Arbeit abhält, übernimmt KI. KI hat ihren Weg in die Reisekostenabrechnung gefunden. Software kann heute schon intelligente Entscheidungen treffen oder zumindest vorbereiten. Dadurch lassen sich enorme Potenziale erschließen. Fehler lassen sich bereits vor ihrer Entstehung identifizieren und beheben. Verstöße gegen Richtlinien oder Plausibilität werden während der Eingabe erkannt. Der Benutzer erhält eine Warnmeldung, oder der Spesenbeleg wird zur Prüfung markiert. So verbessern Business Traveller die Datenqualität und verringern den Aufwand für die Prüfstelle. Künstliche Intelligenz wird in den kommenden Jahren viele Prozesse automatisieren und beschleunigen. Jeder Dritte muss laut Studie seine Abrechnung noch papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen (36 %). Grund dafür sind häufig strenge Compliance-Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Immerhin 40 % der Arbeitnehmenden können zumindest ihre Belege bereits digital einreichen und der Abrechnung hinzufügen. Damit ist aber noch längst nicht das volle Potenzial KI-basierter Lösungen ausgeschöpft. So erfordern neue Arbeitsmodelle Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder im Ausland. Auch hier kommt KI zum Tragen, wenn sie beispielsweise die Einhaltung von Richtlinien bereits während des Abrechnungsprozesses sicherstellt. Geschäftsreisende können ihre Belege einfach digital einreichen – die KI prüft sie und fasst sie automatisiert in einer Abrechnung zusammen. Das steigert nicht nur die User Experience, sondern auch die Prozesseffizienz. Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben generieren eine enorme Menge an Daten, die während des Prozesses verarbeitet werden. Bedenken seitens Unternehmen und Mitarbeitenden hinsichtlich des ausreichenden Datenschutzes KI ALS SMARTER REISEBEGLEITER KI-Anwendungen können helfen, Entscheidungen zu treffen... ...KI wird aber nie die intellektuellen Fähigkeiten des Menschen erreichen. Eine Studie von SAP-Concur zeigt; dass sich angesichts von Personalmangel für die Hälfte der Befragten das Arbeitspensum erhöht hat. Hier kann künstliche Intelligenz (KI) Abhilfe schaffen. Durch die steigende Relevanz zur Bewältigung alltäglicher Aufgaben, sind KI-basierte Tools auf dem Vormarsch. • Book One: App für digitale RK-Abrechnung • Declare: Allround-Lösung von Mobilexpense • Finnway – Tool für digitale RK-Abrechnungen; App Essential oder Professional • HRworks: HR-Prozesse und RK-Abrechnungn in einem Tool • Lanes&Planes: End-to end Travelmanagement Solution • Lexware: Sodtware für automatisierte verwaltung und Abrechnung von Reisen • Onexma: Software für auromatisierte digitale RK-Abrechnung • SAP-Concur: Travel and Expense • SpendesK. All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement ••• DMM-Tipps für automatisierte RK-Abrechnung 53 % der Vielreisenden und Mitarbeiter über 50 buchen und reisen kostenbewusst. halten persönliche Treffen zur Pflege von Geschäftsbeziehungen für unerlässlich. bekommen auf Geschäftsreise weniger erledigt als im Büro oder Homeoffice. glauben, dass künstliche Intelligen ihne die Arbeit unterwegs erleichtern kann. Smart unterwegs: Arbeitnehmende wünschen sich Unterstützung durch künstliche Intelligenz 74 % 65 % 49 % Quelle: SAP Concur
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