27 www.dmm.travel 26 Der Mobilitätsmanager 01/02.2024 Geschäftsreise • Optimierung Text RED Fotos LH I AirPlus KI ist spätestens seit OpenAI in aller Munde. KI kann wirtschaftlichen Nutzen bringen, zugleich aber Segen und Fluch sein. gestärkt werden soll. Meist erfolgt die Einladung durch den Dienstleister. Die Rahmenbedingungen werden i.d.R. durch die Reisekostenrihtlinien vorgegeben. Bewirtungsbelege müssen einige zusätzliche Informationen enthalten: • Steuer- und Identifikationsnummer des Restaurants • Angabe des Rechnungsdatums und Datum der Bewirtung • Die Namen aller Bewirteten, inklusive des Gastgebers und weiterer teilnehmenden Mitarbeiter • Eine genaue Beschreibung des Bewirtungsanlasses. Diese muss die Relevanz für einen Geschäftsprozess deutlich zu erkennen geben • Unterschrift des Gastgebers, der die verausgabten Kosten zurückfordert • Rechnungsempfänger, falls das Restaurant eine Rechnung stellen soll. • Nettobetrag, Aufschlüsselung des angewendeten Steuersatzes und den Betrag der geleisteten Umsatzsteuer Fahrtkosten. Sofern das Unternehmen bucht, sind die Reisekosten der betreffenden Verkehrsmittel bereits im der Reisekostenabrechnung hinterlegt. Muss man selbst buchen und die Kosten im Voraus bezahlen, z.B. für Taxi, Mietwagen, Uber, Flugzeug, Bahn usw. können diese durch Vorlage des entsprechenden Tickets oder der Rechnung erstattet werden. Bei Nutzung des Geschäftswagens überlassen Unternehmen üblicherweise eine (Strom) Tankkarte, so dass allenfalls Parkkosten anfallen können. Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs stehen hingegen drei Optionen zur Auswahl: • Abrechnung der tatsächlichen Höhe über Einzelbelege: Hierbei werden die Gesamtkosten des Fahrzeuges, die gesamte jährlich zurückgelegte Strecke und die beruflich zurückgelegten Kilometer in einem (elektronischen) Fahrtenbuch vermerkt. Sofern Belege dazu vorliegen, können Kosten wie Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung und Abschreibungen geltend gemacht werden. • Die auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer werden in einem (elektronischen) Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festgehalten. • Die Kilometerpauschale: Die gesetzlich bindende Kilometerpauschale deckt alle mit der Fahrt verbundenen Kosten ab. E-Bike oder Pedelecs können ebenfalls mit 0,30 Euro / km angesetzt werden, sofern sie schneller als 25 km/h fahren können und über ein Kennzeichen verfügen. Tipps für eine korrekte Erfassung der geschäftlich gefahrenen Kilometer • Den Kilometerstand exakt und immer sofort erfassen. Nicht nur auf das Gedächtnis verlassen. Mit einer Drive-App hat man eine zuverlässige und zeitsparende Möglichkeit, den Kilometerstand zu erfassen. • Auch den Start- und Zielort, das Datum und den Zweck der Fahrt angeben. • Bei der Erfassung der Kilometer für die Erstattung eine klare Trennlinie zwischen geschäftlichen und privaten Reisen ziehen. Übernachtungskosten. I.d.R. gilt Vorauskasse, d.h. ist eine Firmenkreditkarte oder einem anderen Geschäftsreise-Zahlungsdienstleister vorhanden, erscheinen die Ausgaben für das Hotel automatisch in der individuellen Reisekostenabrechnung. Muss man vor Ort auf eigene Rechnung bezahlen, ist eine ordentliche Rechnung des Hotels vorzulegen. ••• Der Verlust von Belegen führt immer wieder zu Diskussionen in Unternehmen. Schließlich gilt in der Buchhaltung der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Retter in der Not, zugleich aber nur Ausnahmelösung, ist der sogenannte Eigenbeleg. Ausnahme sind Bewirtungskosten, die einen Betrag von 150 Euro übersteigen. Diese erfordern immer einen Originalbeleg. Damit der Eigenbeleg auch einer Prüfung des Finanzamts standhält, sollte er auch Nachweise wie Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen enthalten. ••• Quittung verloren Obwohl die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen. Der Beleg enthält in der Regel alle notwendigen Informationen für die Erstattung der Spesenabrechnung. Er ist ein Zahlungsnachweis und bescheinigt, dass der Mitarbeiter den Aufwand getätigt hat und erstattet werden kann. Im Gegensatz dazu ist „Rechnung“ ein allgemeinerer Begriff. Sie belegt nicht, dass eine Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Deshalb ist es zwingend erforderlich, dass ein entsprechender deutlicher Vermerk „Rechnung bezahlt“ oder „vollständig bezahlt“ ergänzt und datiert wird. Kreditkartenabrechnungen werden von einigen Unternehmen akzeptiert, sind aber oft nicht detailliert genug. ••• Beleg, Rechnung... Wo liegt der Unterschied Geschäftsreise • Bahn Text RED Fotos DB Online-Info bahnprojekte-stuttgart-ulm.de S21 ist die komplette Neuordnung des Bahnknotens Stuttgart. Das Gemeinschaftsprojekt wurde 2009 mit dem Finanzierungsvertrag von Bund, Land Baden-Württemberg, Landeshauptstadt Stuttgart, Verband Region Stuttgart, Flughafen Stuttgart GmbH und der Deutschen Bahn beschlossen. Die offiziellen Kostenschätzungen sind seit der Projektvorstellung 1995 mehrmals gestiegen: Von ursprünglich 2,5 Mrd. Euro auf 11,453 Mrd. Euro (inkl. Puffer) im Dezember 2023. S21 soll dazu beitragen, die Reisezeiten im Fern- und im Regionalverkehr erheblich zu verkürzen, schließt den Flughafen an die Fernbahn an und soll Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagern. Über 10 Mio. Fahrgäste im Fernverkehr in ganz Deutschland sollen jährlich vom Ausbau des Bahnknotens Stuttgart in Verbindung mit der Neubaustrecke nach Ulm profitieren. Zudem ermöglicht Stuttgart 21 die Realisierung des Deutschlandtakts im Südwesten. Im Hintergrund wird immer klarer, dass der Eröffnungstermin 2026 oder sogar 2027 realistischer ist; denn es gibt Probleme beim Bau und der Technik. Gründe sind Fehlplanungen der Bahn, Verzögerungen beim Innenausbau der Bahnhofshalle und Probleme mit der Thales Group Deutschland, die bei der Digitalisierung des Bahnknotens Schwierigkeiten hat. Thales soll die neue digitale Signaltechnik verbauen und dafür sorgen, dass diese auch funktioniert. Der Geschäftsbereich, der für die Digitalisierung von Stuttgart 21 zuständig ist (Ground Transportation Systems), wurde an den japanischen Konzern Hitachi Rail verkauft. Berthold Huber, Infrastrukturvorstand der Bahn erklärte: „Der digitale Knoten Stuttgart ist der herausforderndste Punkt. Es müssten aktuell alle Reserven ausgeschöpft werden, damit die Testphasen auch wie geplant durchgeführt werden könnten.“ Davon hänge ab, ob eine pünktliche Inbetriebnahme möglich ist. ••• S21: ERÖFFNUNG WOHL 2026/27 Der bisherige Kopfbahnhof verschwindet erst nach Eröffnung des S21. Die Lichtkuppeln des neuen Tiefbahnhofs sind gut sichtbar. Es erinnert alles an den BER: Bauverzögerungen ohne Ende, Missmanagement und eine wahre Kostenexplosion. Folge: Bahn(geschäfts)reisende kommen wohl erst 2026 oder 2027 in den Genuss, den neuen Bahnknoten Stuttgart 21 nutzen zu können. Kaum noch jemand glaubt an den Fertigstellungsgtermin Dezember 2025. S21 Tiefbahnhof im linken Bild, rechts der neue Filderbahnhof.
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