14 Text RED Fotos CWT I ADT I Freepik/v.ivash Titelstory • Un/sicherere Länder Allgemeine Vorbereitung Die Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass bei der Neuauflage ihrer Businessreisen die Sicherheit im Fokus stehen wird. Mit der Personalabteilung, dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsarzt (sofern diese Abteilungen existieren) besprechen, wie die Regelung für Geschäftsreisen nach der Pandemie aussieht und dafür ggf. einen neuen Genehmigungsprozess definieren. Reisegenehmigung Festlegen, welche Person im Unternehmen Dienstreisen genehmigen muss und welche Informationen für eine Entscheidung vorliegen müssen. Die Notwendigkeit der Geschäftsreise überprüfen und die Gefährdungsstufe der einzelnen Reise beurteilen. Es stellen sich die Fragen, ob die Dienstreise im Rahmen der Fürsorgepflicht genehmigt werden kann, ob das Reiseziel sicher genug ist und ob der/ die Reisende gesundheitlich dazu in der Lage ist. Kontrollieren, ob es neue Budgetgrenzen für Unterkunft- und Transportkosten gibt und Reiserichtlinien ggf. vorab anpassen. Generelle Reisevorbereitungen Recherchieren, ob es eine aktuelle Reisewarnung des Auswärtigen Amts gibt. Welche länderspezifischen Hygiene- und Einreisebestimmungen für das jeweilige Reiseziel gelten; ob das Ziel als Risikogebiet eingestuft ist? Wenn ja, informieren, ob eine Testpflicht vor der Einreise besteht und welche aktuelle Einreisebestimmungen und Quarantänepflichten gelten. Notwendige Reisedokumente • Sich rechtzeitig über ggf. geltende VisaBeschränkungen für das Reiseziel informieren • Sich um die A1, EU-Meldebescheinigung kümmern. • Sich um einen (digitalen) Gesundheitspass mit negativem Testergebnis, bzw. Impfnachweis oder Immunitätsbescheinigung kümmern Auswahl der Unterkunft und der Verkehrsmittel Sich im Vorfeld über den Transport- und Unterkunftsbetrieb informieren. Werden die ausgesuchten Verbindungen angeboten und hat das Hotel / Apartment am Zielort bereits geöffnet? Flexible Tarife und Versicherungen Flexible Tarife buchen und auf kostenfreie Stornierungsmöglichkeiten im Falle einer ungeplanten Reiseänderung achten. Am besten mit Dienstleistern zuammenarbeiten, die einen „Rund um die Uhr Support“ anbieten. Zur größtmöglichen Sicherheit muss man jederzeit den Überblick über den aktuellen Ort des Reisenden behalten und kontrollieren, ob eine Gefahrensituation besteht. Sich bei der Unterkunft, den Verkehrsmitteln und dem besuchten Partnerunternehmen nach aktuellen Hygienemaßnahmen erkundigen und diese an die KollegInnen weitergeben. Den Reisenden vermehrt eine Anreise mit dem Mietwagen anbieten, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren. Bei erforderlichen Bahnreisen sollte man auf feste Sitzplatzreservierungen achten. Einen ausreichenden Versicherungsschutz buchen, welcher verlängerte Quarantänezeiten, medizinische Notfälle vor Ort oder ggf. einen notwendigen Rücktransport bei Erkrankung abdeckt. Sicherheitsmaßnahme während der Reise Die reisenden Kollegen über die aktuellen Hygienemaßnahmen und die allgemeine Situation am Reiseziel informieren. Die geltenden Verhaltensregeln des Bestimmungsortes in einem Dokument zusammenfassen und dieses mit den Reisensen besprechen. Verhalten im Notfall Gesundheitspakete inklusive Masken, ggf. Gummihandschuhen und Desinfektionssprays zur Verfügung stellen. Die Mitarbeitenden daran erinnern, stets alle notwendigen Unterlagen einschließlich der Krankenversicherungskarte bei sich zu tragen. Für die Reisenden unbedingt eine NotfallNummer/Ansprechpartner einrichten. Regelmäßig E-Mails mit kritischen Updates und notwendigen Handlungsempfehlungen abschicken. ••• To-do-Liste Der Mobilitätsmanager 03/04.2024
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