5 www.dmm.travel Trendmonitor Text RED Foto Concur Online-Info concur.de Aktuelle Markt- und Preis- entwicklungen im Business Travel Marktbeobachtungen von DMM ZUR OPTIMIERUNG IHRES BUSINESS: IN JEDER AUSGABE DIE AKTUELLEN BRANCHENTRENDS IN ZAHLEN GESCHÄFTSREISEN TROTZ KOSTENSTEIGERUNGEN? Der Markt I September 2024 Diese Entwicklung betrifft Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen, da sie direkte Auswirkungen auf die Unternehmensbudgets und persönliche Belastung der Mitarbeitenden hat. Das Reisekosten- und Ausgabenmanagement wird damit zu einem wichtigen Aspekt des Finanzhaushalts. Unternehmen sollten folgende Empfehlungen berücksichtigen: 1. Sicherheit und Fürsorgepflicht: Laut der Employee Experience Studie von SAP Concur geben 37 % der deutschen Personalverantwortlichen an, dass ihre Mitarbeitenden unzufriedener sind, wenn Reiserichtlinien nicht an inflationsbedingte Kostenschwankungen angepasst werden. Aber es haben nur 29 % der Firmen ihre Verpflegungspauschalen tatsächlich erhöht. Viele haben sie sogar gesenkt (31 %). Mit Blick auf Kostenkontrolle und erforderliche Einsparungen mag es sinnvoll erscheinen, die Budgets für Geschäftsreisen nicht zu erhöhen. Doch kann dies zum Sicherheitsrisiko für Geschäftsreisende werden. Wird von Geschäftsreisenden etwa weiterhin erwartet mit dem Budget von 2019 zu haushalten oder sogar weniger, sind sie möglicherweise gezwungen, Hotels in weniger sicheren Gegenden zu buchen. Eine weitere Studie von SAP-Concur zeigt, dass bereits 2023 jeder dritte deutsche Geschäftsreisende aufgrund der wirtschaftlichen Situation in unsichereren Gegenden oder qualitativ minderen Unterkünften nächtigen musste (31 %). Genauso ist denkbar, dass Geschäftsreisende nachts auf öffentliche Verkehrsmittel umsteigen müssen, statt teure Taxis zu nutzen. Sparmaßnahmen können auch psychische und gesundheitliche Folgen haben. 2. Erstattungsfristen ernst nehmen: Die Employee Experience Studie zeigt ebenfalls, dass 70 % der Befragten besorgt darüber sind, wie sich steigende Lebenshaltungskosten auf ihre persönlichen Finanzen auswirken. Unternehmen können Geschäftsreisende entlasten, indem sie kostenintensive Reiseposten wie Flüge und Übernachtungen im Voraus übernehmen. Häufig stellt die Rückerstattung Finanzverantwortliche vor Herausforderungen: verschiedene Zahlungsmittel, Fehler in der Reisekostenabrechnung oder verlorene Belege erschweren den Prozess. Digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement können durch automatisierte Prozesse den Aufwand reduzieren und erlauben Reisenden, Belege und Zahlungsmittel direkt digital zu hinterlegen. Finanzverantwortliche benötigen so weniger Zeit für die Rückerstattung. 3. Reiserichtlinie aktuell halten: Travel Policies sollten regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden. Feedbackrunden mit Finanzverantwortlichen und Geschäftsreisenden können Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche Richtlinien sich bewähren oder nicht. Sie zeigen zudem, ob die aktuelle Reiserichtlinie nachvollziehbar ist, oder ob Formulierungen vereinfacht werden sollten. Dadurch werden Richtlinien fortlaufend auf Mitarbeiterbedürfnisse zugeschnitten. Erhalten Reisende zudem eine konkrete Anleitung und Hilfestellung, um Kosten zu kategorisieren, können Finanzverantwortliche die Ausgaben besser nachvollziehen und das Budget für Geschäftsreisen entsprechend steuern. Außerdem benötigen sie weniger Zeit, um die Ausgaben nachträglich den korrekten Kategorien zuzuordnen. ••• Weltweit geben Unternehmen jedes Jahr Milliarden von USD/Euro für Geschäftstermine/berufliche Reisen aus. Waren die Kosten vor der Pandemie schon hoch, sind sie jetzt noch deutlich höher: Vor allem deutsche Firmen müssen mit massiven Kostensteigerungen von 19 % klar kommen, über alle Ausgabenkategorien hinweg.
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